La gestion et l’exploitation des applications représentent 70 à 80% du budget d’une DSI. Pourtant l’étude des pratiques démontre que la gestion des applications est souvent très empirique voire désorganisée. Les informations sont stockées dans des bases de données éparses, quand il ne s’agit pas de fichiers Excel disséminés dans divers services, et le responsable d’applications a surtout une connaissance intuitive des composantes de l’application, des liens entre elles, à fortiori de son portefeuille applicatif. La consolidation au niveau corporate est très difficile et la connaissance se perd lorsque les collaborateurs changent de poste ou quittent l’entreprise.
On comprend donc pourquoi une gestion du portefeuille applicatif de l’entreprise est difficile dans ce contexte, à plus forte raison lorsque l’entreprise est multi-site. Cette démarche est alors réalisée dans la mesure du possible, autrement dit tant qu’aucune difficulté ne survient.
Une mauvaise gestion du patrimoine applicatif ne garantit pas que les coûts sont correctement pilotés et adaptés aux priorités métiers, que les demandes d’évolution nécessitaires sont gérées comme des projets et non avec le tout-venant de la maintenance. En outre elle ne permet pas d’avoir une démarche pro-active pour prévenir les problèmes de dysfonctionnement, les incidents liés aux mises en production de changements, la dégradation de la satisfaction des utilisateurs.
Une des raisons qui explique que la gestion du patrimoine applicatif n’est pas optimisée est que sa mise en œuvre est complexe et consommatrice de ressources. Pourtant le fait de ne pas l’installer et l’outiller efficacement n’empêche pas les personnes et départements de la DSI de créer et maintenir leurs propres solutions pour répondre à leurs besoins de gestion des applications. Il en résulte une multitude de référentiels, la non reproductibilité des processus de gestion, la difficulté de collaborer et partager l’information, etc.
Tout le monde reconnaît qu’un projet doit être adapté à l’organisation et la maturité de l’entreprise, pour justement éviter de lancer un projet trop ambitieux, complexe ou coûteux et pour assurer son succès. De la même façon la gestion du portefeuille applicatif devra être adaptée à la DSI et pourra très bien concerner un pilotage simple, basé sur les principaux indicateurs de coûts, le suivi de la satisfaction des utilisateurs métiers, notamment après les changements de versions, des indicateurs comme l’obsolescence, ainsi que les compétences nécessaires.
La gestion de la connaissance se fera grâce à une fiche applicative. Elle intégrera les principales informations à connaître sur l’application : qui en est responsable, depuis quand existe-t-elle, quelles technologies sont employées, quelle est sa criticité, etc. dans le cas d’organisations plus matures il s’agira de descriptions fines des applications éventuellement en provenance de l’urbanisation ou Entreprise Architecture.
La Gestion du Patrimoine Applicatif ou Application Portfolio Management est une discipline récente. C’est un cercle d’amélioration continue, pour réduire les risques et améliorer l’adhérence du système d’information aux besoins business de l’entreprise et aux évolutions de son périmètre, objectifs prioritaires des DSI. Les fusions, acquisitions et globalement les évolutions de périmètre sont devenues fréquentes. Dans ce contexte, connaître son patrimoine est un facteur clé de succès pour réussir.